徐悲鸿画院成立于1992年。根据中央关于推动社会主义文化大发展大繁荣的精神,在原文化部侨联中国徐悲鸿画院的机构上,经国家主管部门批准,依法新注册成立集:组织文化艺术交流活动；文艺创作；文化艺术研究；自然科学研究；工程技术研究；农业科学研究；医学研究等为一体的综合独立法人单位,统一社会信用代码:91110105MA00G2QT2J。

    为加强规范化管理,完善各项工作制度,促进本院全方位发展,提高经济效益和社会效益,依据国家相关法律法规及画院章程的规定,特制订本管理制度守则。

 

（总 则）

 

一、全体员工和聘用书画家，必须遵纪守法和遵守画院各项规章制度及决定。

二、禁止任何部门、个人做有损画院利益、形象、声誉或破坏画院发展的事情。

三、通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的科学文化、文艺创作、运营水平，不断完善画院的运营和管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大画院实力和提高经济效益。

四、鼓励员工积极参与画院的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

五、实行“岗薪制”的分配制度，为不同岗位的员工提供不同的薪资。并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇; 画院为员工提供平等的竞争环境和晋升机会; 画院推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

六、画院提倡求真务实的工作作风，提高工作效率;提倡厉行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济，发扬团队合作和团队创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。

七、员工须维护画院利益，对违反本院章程和各项规章制度的行为都要予以追究。

八、本守则是劳动合同之一，员工和聘用人员违反本规章制度视为违反劳动合同。

 

员工守则

 

一、 遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。

二、 维护画院声誉，保护画院的利益。

三、 服从领导，关心下属，团结互助。

四、 爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。

五、 不断学习，提高水平，精通业务。

六、 积极进取，勇于开拓，求实创新。

 

机关事务管理制度

 

    为了严肃机关工作纪律，端正机关工作作风，进一步规范画院管理，塑造良好的画院形象，推进画院规范化、制度化、正规化管理，特制定本制度。

第一条 作息时间。

    按国家规定结合本单位工作实际，制定分季作息时间。分季作息时间表由办公室另行通知。

    在位机关上班的员工必须严格遵守作息时间，不得迟到早退。迟到或早退在20分钟以内，每违反一次，扣发本人当月工资20元;迟到或早退在30分钟以内，每违反一次，扣发本人当月工资30元;超过一个小时，每违反一次，扣发本人当月工资50元;超过半天，扣发本人当月工资100元，并按旷工半天处理，纳入人力资源部年终考核，因工作需要加班的应事先告知办公室，以免发生考勤偏误。

    严格请销假制度。画院员工因事因病请假半天以内须以书面形式报部门领导审批; 画院员工因事因病请假一天，须以书面形式报部门领导审批，请假二天，须以书面形式报分管领导审批，请假三天及以上须以书面形式由部门领导签字后报画院分管领导审批;中层干部因事因病请假一天，须以书面形式报分管领导审批，超过二天须以书面形式报告院长审批; 画院领导因事因病请假须以书面形式报院长审批。请假条统一交院办公室管理，员工事假每月不超过三天的，不扣工资。员工事假超过三天的，超出天数的工资，按该员工标准工资/天的50%扣发。不假未上班者按旷工处理，旷工期间工资扣发。年度旷工累计五天的，扣发全年奖金。员工婚假、产假、探亲假、工伤假、病假、丧假等按规定休假，业务相关部门必须做好安排，保证不影响任务的完成。

第二条注重个人形象，提升画院文化品位。员工上班须做到衣着整洁，举止端庄，语言文明，行为规范。不得扎堆闲聊，不得上网游戏影响工作，违者惩50元，在当月工资中扣除。员工不得做与本职业务无关的事，违者给予批评教育，情况严重的视情节给予处理。

第三条不准酒后上班,以免造成工作失误。若因工作接待需要饮酒，经领导批准后可休息。因私事饮酒，视其影响工作的情节扣发影响工作时间的工资。

第四条维护画院整体利益,树立画院团队精神,确保步调一致，政令畅通。不准散布损害画院形象的言论，不准在背后议论他人拨弄是非，恶意中伤他人,违者给予批评教育或者警告，扣发当月的绩效工资，情节严重造成恶劣影响者,－律辞退。

第五条加强廉政建设，严禁任何人以任何形式向被服务对象索取财物或在经济交往中吃回扣，损害画院利益。违者一经查实，除如数退赔外，扣发1——3月的绩效工资并通报全画院，情节严重造成恶劣影响者辞退，依法应受刑事处理的移交司法机关处理。

第六条严格执行财经纪律。画院接待按领导意图由办公室、财务共同承办，区别对待，控制开支，画院所有财务支付实行经办人签字、分管财务领导审核、院长签字生效制度。任何人不得采用任何形式贪污、挪用公-款或拆借画院资金给他人使用从中获取好处。

第七条 尊重领导,服从画院工作安排，不得无理取闹顶撞领导，违者给予批评教育，恶意者经批评教育仍不改，一律辞退。

第八条 办公室大门钥匙统一收归办公室保管，因工作需要加班的事先告知办公室。

第九条办公用品采购由部门报计划，办公室综合络列采购清单，报院长审批后由办公室执行，严禁多头采购。所购物品统一由办公室负责分发、保管。

第十条宣传和文件管理:本画院所有文件、资料印发，由办公室统一负责。严禁部门及人未经院领导批准，不得以单位名义参与社会活动、对外发布通知、函件、（除项目文件须经院长签字后实施），在报刊、网络、微信等宣传形式发布，违者重处，造成严重后果的并追究法律责任，以维护画院对外形象。

第十一条 画院各部门办公室由画院主管领导统一安排。

第十二条员工出差补助按省内市外150元/天标准执行，省外200元/天标准执行，经济特区按260元/天标准执行。报名投标和为项目部出差的差旅费由项目负责人负责。

第十三条树立安全防火、防盗、防泄密意识，各部门做到下班时人走灯灭电器关，每违反一次，扣责任人当月工资50元，技术、财务等部门，下班走人前须把资料整理好装柜上锁，避免外来人员“顺手牵羊”盗取本院机密。

第十四条 画院房屋及其它固定资产、设备设施的维修由办公室据实报院长审批后执行。

第十五条强化客户服务工作，切实转变工作作风。画院员工要树立服务就是效益的观念，打破归口接待，树立员工主人翁精神，真正做到客户进门有一张笑脸，一杯热茶，一个座位，一席中听的话语，离开时有一句客气的话，让客户有宾至如归的感觉。坚决克服门难进，脸难看，话难听，事难办的衙门作风，不得因个人行为给客户不良印象而影响画院业务。凡因客户投诉，一经查实确属员工有责任，且对画院业务拓展有影响或者给画院造成经济损失的，取消当事人当年一个季度至一年的奖金，并不列入评选先进。

第十六条 机关工作纪律由画院办公室实施，督查办负责监督。

 

工作报告制度

 

    为方便院长准确把握各部门、各项目部的工作运行状况，科学决策画院各项经营活动，不断提升中层或以上管理干部的理论水平和业务素质，养成良好的工作习惯，特制定本制度。

第一条 报告工作的对象：画院各部门和各项目派驻人员。

第二条报告工作时间：每月前两个工作日内将上月工作报告电传至画院办公室，办公室通过登记整理后统一报送分管领导审核，审核时限不超过两个工作日，审核完毕后报呈院长审批。

第三条报告工作的内容：画院机关各部门报告当月工作任务完成情况，存在的问题及其工作建议;分院报告当月管理状况，派驻管理人员工作开展的真实情况，存在的问题;派驻管理人员报告当月工作任务完成情况，存在的问题及其工作建议。

第四条 画院办公室负责该制度执行，并将报告情况进行登记考核上报院长。

第五条强化管理约束机制，确保制度的落实。凡不按上述规定上交工作报告的，首次缺报扣责任人100元工资并于一个工作日内将工作总结电传院办公室。缺报按次数扣工资，并通报全院。

 

印章管理制度

 

第一条 为规范和严肃画院印章的保管和使用，确保印章在使用中的安全，特制定本制度。

第二条 本制度所指印章包括画院章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴、部门印章。

第三条画院章、法定代表人印鉴和合同专用章由办公室管理，使用失当由办公室主任负责;财务专用章、发票专用章由财务总监管理，使用失当由财务总监负责。印章的保管必须安全可靠，原则上所有的印章均应置于保险柜内，并注意随时锁好，以免发生意外。

第四条 印章的刻制和启用

1、画院下属印章刻制均填写《印章刻制申请表》，并报院长批准后，由办公室到市公安局申报刻制。

2、印章启用应填写《印章启用申请表》，报分管领导审批后发布正式的启用通知，注明使用范围、启用日期。办公室保存《印章启用申请表》一份，同时在画院《印章发放登记表》上进行登记。

第五条印章移交须办理手续，签署印章《印章移交登记表》，注明印章名称、移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。如印章保管人员必须外出办事或因事因病请假时，须请示院长同意由指定临时人员保管时，也应办理上述交接手续，做到职责分明。未履行印章移交程序，任何人不得擅自动用印章，包括印章管理人员和项目部负责人。

第六条任何人不得将印章拿出画院，财务办理开户、销户事宜应将相关资料带回画院盖章(特殊情况除外)，需财务负责人书面向院长申请，同意后方可拿出。

第七条需加盖画院印鉴时应先向院办公室汇报并报请院长同意(商务招投标用章除外)，印章登记项目包括：用印时间、用印编号、用印事由、批准人、经办人等，加盖画院章的文件文稿(各项协议、合同等)，应留原件一份存档备查，介绍信、授权书(只限于商招投标)留存根备查。画院印鉴管理人员严禁在有关抵押、贷款、借款、合同担保等经济合同(承诺、证明等)上加盖画院印鉴，严禁在空白介绍信、授权书和空白纸上加盖画院印鉴或法定代表人印鉴。

第八条 违反本制度以上规定用印者，除追究印章管理人员的经济和法律责任外;还将追画院相关责任人的责任。

 

合同管理制度

 

    为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合画院的实际情况，制订本制度，适用所有负责人。

第一条 画院对外签订的各类合同一律适用本制度。

第二条 合同的签订应当使用画院制定的同意文本。

第三条 合同谈判须由相关部门负责人共同参加，不得一个人直接对外签署合同，并向画院及时备案。

第四条 签约人在签订合同之前，必须认真了解合同条款。

第五条 签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。

第六条 合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

第七条合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经办公室按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是：

1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。

3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第八条 根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

第九条合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

第十条院长、副院长、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第十一条变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行，并一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效。

第十二条 合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

第十三条 凡可能发生争议的合同，应当及时向画院负责人通报，并保留如下材料以作为解决纠纷之材料：

1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)，以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等;

2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目;

4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

5、有关方违约的证据材料;

6、其他与处理纠纷有关的材料。

第十四条 画院每个商务项目在正式签署合同后，均由办公室统一登记、相关部门在办公室领取，项目结束后由办公室建档管理。

第十五条 办公室会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下：

1、建立合同档案;

2、建立合同管理台帐;

3、填写“合同情况月报表”。

 

档案管理制度

 

第一章 总 则

第一条为了加强画院系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为画院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合画院实际情况，特制定本办法。

第二条凡画院各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向画院办公室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

第三条 各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

第四条 画院系统的文书立卷工作和档案管理工作由画院办公室负责监督和指导。

第五条 凡是反映画院工作活动、具有查考利用价值的文件材料(合同、中标通知书等)均属归档范围。

第六条 画院文件材料应归档的有：

(一) 画院颁发的(包括转发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿;

(二) 画院的请求与上级机关的批复文件，各部门、各项目部的请求与本画院的批复;

(三) 画院的工作计划、总结、报告;

(四) 画院召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;

(五) 画院领导公务活动形成的重要文件，从外单位带回的与画院(六)反映画院经营和管理的专业文件材料;

(七) 画院或画院汇总的统计报表和统计分析资料(包括电子文档等);

(八) 画院及各部门、项目部成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;

(九)公司及各部门、项目部制定的规章制度等;

(十) 画院的简介、荣誉，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

(十一) 画院及各部门领导任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用等工作形成的文件材料;

(十二) 画院领导、员工档案;

(十三) 画院解决法律纠纷问题形成的文件材料;

(十四) 画院或部门、项目部与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

(十五) 画院固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;

第七条 画院各单位应在每年3月底以前将上年办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向画院办公室移交。

第八条 各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第九条 各单位向画院办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

第十条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：各种协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务资料等。

(二)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

(四)卷内文件材料应按排顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料下面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

(七)本画院各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由画院办公室统一发给。

第十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十二条 确定画院档案保管期限的原则

(一)凡是反映画院主要职能活动和基本历史面貌的，对本画院有长远利用价值的档案，列为永久保管。

(二)凡是反映画院一般活动，在较长期时间内对画院工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

(三)凡是在较短时间内对画院有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第十三条 画院办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第十四条 档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第十五条 档案材料鉴定小组审定，并经画院有关领导批准后，方可销毁。

第十六条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第十七条 画院各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，方可借阅。

第十八条 画院各部门借阅非本部门的业务档案经档案所属部门同意或画院领导批准。

第十九条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第二十条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经单位负责人批准。

第二十一条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第二十二条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

第二十三条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按画院有关保密规定办理。

第二十四条画院员工凡违反制度，泄露秘密，按《公司保密工作条例》进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，扣500—1000元奖金，并予以通报批评，情况严重者辞职、辞退。

 

运营管理制度

 

    为严肃画院纪律，端正经营作风，规范化管理画院，正确指导画院、部门、办事处经营工作。督促员工认真履行岗位职责，严格办事程序，提高工作效率，和投标入围、中标率。加强签约项目合同管理。树立画院良好形象。以客户为上帝，竭成作好各项服务，更进一步地转变运营作风，特制定本制度并遵照执行。

一证件管理制度

1.本制度所称证件是指企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、安全生产许可证、国家税务登记证、地方税务登记证(正副本)等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、建造师、职称、毕业证、岗位证、安全生产考核合格证、社保证等)。

2.为保证画院证件以及人员证件的正确使用，画院证件由办公室保管，个人证件由办公室查阅后用办公室保存复制件，个人保存原件，由办公室分类存档，由画院出资办的个人证件由画院保管，须压证管理的按照有关部门要求办理。

3.证件申报及年审：由办公室统一到有关部门办理。保证所有证件在有效期内正常使用，不影响画院运营活动正常开展。

4. 运证件、人员证件外出报名或开标等必须由运人员携带证件随同前往，若遇特殊情况需将证件外借，由部门主任请示院长或分管领导同意后才能借出，并在规定时间内收回。若擅自将画院证件借出应由办公室承担全部责任。

5.所有相关画院证书由画院办公室统一保管，转出由院长亲自管理，聘(转)入由办公室(人力资源部)负责。

6.证件借用程序：

各部门、项目部急办事处，因工作急需借用画院相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经相关领导同意后，到画院办公室办理借用登记手续。

各部门因工作急需复印画院相关证件原件，按上述履行手续后，由办公室复印，交由办公室主任在复印件上注明其复印的用途再加盖画院行政印章，方可交由借件人。

使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证件遗失，应及时向办公室报告，凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用部门或借用当事人承担。

二 招投标管理制度

1、根据招标(邀标)项目要求对项目投标前综合实力进行考察，确定是否参与投标。确定参与投标的项目，部门主任按照公司制定的收费标准和项目资质要求等确定缴纳报名初期费，并将项目投标人联系电话及身份证复印件交由办公室存档，同时电脑里建立客户档案资料。

2、严格收费程序,投标报名时收取投标资料费,未收取投标资料费的采取担保责任制,谁担保谁负责制,担保人在不超过项目开标后一个月内完清费用。画院规费一律由财务统一收取，杜绝非财务人员收款不交或不计帐。确因工作需要委托代收的，回画院后须及时解交财务并出具收据。

3、严格按照招标公告要求提供合理的报名资料，安排画院人员报名购买招标文件。招标文件交回办公室时，办公室主任登记后转交给画院招投标负责人，并在《投标项目文件编制详情表》上签字确认，再由画院招投标负责人根据投标文件的性质、开标时间等安排人员制作文件，制作人按照文件要求将该工程提交保证金时间、帐号、保证金等相关内容提供给财务部，制作人在签收招标文件后，熟读招标文件，在两个工作日内对招标文件中有要求的业绩、人员、开标人员等不能满足的问题及时反应给画院招投标负责人，画院招投标负责人根据情况书面请示分管领导，同意后再确定业绩、人员的使用和开标的法定代表委托人。招标文件要求带原件开标的项目在开标前两个工作日将开标原件清单交由画院招投标负责人，画院招投标负责人按照画院证件进行合理调配并将开标原件移交到法定代表委托人。

4、制作人必须熟读文件，深刻理解文件条款含义，对招标文件中有不清楚或不能确定的，由制作人向招标代理公司或业主单位以电话或传真形式咨询并作好记录，得到准确答复后制作人按此要求制作文件;商务标部分由项目投标人自行报价，再由画院招投标负责人根据项目情况确定最终报价。若制作人曲解文件的真正含义，擅自作主，由制作人承担全部责任。投标文件制作人必须在规定的时间内完成文件的制作，要求投标文件在开标前两个工作日完成，每推迟一天按50元/天扣工资或奖金，如客户有特殊要求标书制作完成时间，应满足客户要求如期完成。对所制作文件资料不能按时递交，商务标惩处：对责任人按投标报价的0.03%扣工资或奖金，资审文件惩处额：300元/个。

5、若制作人不服从安排拒绝制作投标文件，其产生的后果由被指定人负责。将上报画院按有关规定予以惩处，部门主任及时报告画院分管领导作出相应决定。

6、文件质量实行谁制作谁负责制，制作人员按文件要求将资料制作完成后，应逐页进行检查，确认无误后，整理成套，以成品资料形式交到公司招投标负责人审查。审查文件负责人根据文件要求逐页审查，并将审查情况书面记录在《文件审查记录表》上以备查考。对不符合文件要求和没有按文件要求制作的，有权要求重新制作并惩处。其惩处标准是：

文字、标准符号错误：5元/个

格式与文件要求不符：10元/篇

附件资料遗漏50元/篇。

由于制作人没有按文件要求仔细审查文件，导致资审、投标失误或不能入围，因资审原因废标处罚制作人资审文件500元/个。投标文件审查无误后，制作人通知办公室主任联系装订成册并加盖印章，并开具缴款通知单到部门主任，部门主任通知财务收取资料费，完清费用后由文件制作人密封，交由法定委托开标代理人办理递交事宜;开标人应将开标详情及时反馈回画院。为保证投标项目合法权益，项目投标人对标书检查在画院进行;所有投标文件在离开画院时必须全部密封;遇特殊情况，需书面请示画院分管领导同意后方可执行。

招标文件实行制作人对文件管理与保存。加强档案管理，提高档案利用价值。为方便招标项目资料查证每月底将本月已开标的项目招标文件、图纸、清单整理成套，编号存入档案柜。画院对文件档案遗失将严格追究保管人经济责任。

保密制度

第一章 总 则

第一条 为保守国家和画院秘密，加强画院的业务管理，确保画院文件、业务资料的有效利用，制定本制度。

第二条画院秘密即指涉及画院利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。

第三条 画院办公室是画院保密工作职能部门，负责画院并指导下属单位的保密工作，进行保密教育，调查处理失密、泄密事件。

第四条 画院每个职工均有保守画院秘密的义务和制止他人泄密的权利。

第五条 画院保密范围划分原则是：如被不应知悉者获知，将会对画院利益造成下列后果的各类事项，均属画院秘密。

(一)损害画院经济利益(竞标标底);

(二)损害画院声誉;

(三)损害画院对外关系;

(四)妨害画院业务的开展;

(五)妨害画院有关规定、制度、计划的实施;

(六)危害画院秘密业务情报来源的安全。

第六条 密级划分：画院秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。

1、绝密级：如被不应知悉获知，会给画院造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如画院的战略发展策划、画院的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以及画院领导的变动，竞标标底、画院技术、资质等。

2、机密级：如被不应知悉者获知，会给画院造成严重经济损失或严重不良影响，如画院领导会议的决定、画院的年度规划、总体经营状况、机构调整和部门、项目部负责人的人事变动等。

3、秘密级：如被不应知悉者获知，会给画院造成经济损失或不良影响，指第1、第2项以外的画院内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。

第七条画院各类文件、资料密级由起草部门或专业公司提出密级建议并由有关部门领导确定，由办公室印制时加盖“绝密、机密、秘密”字样的印章。如办公室有异议，可交有关领导改变密级。

第八条 根据工作需要的情形变化，密级可以变更或解除，其审定权限与确定密级权限相同。

第三章 保密制度

第九条知晓范围：第六条所定内容除画院领导有权全部知晓外，绝密级只限院长指定的人员知晓，机密级只限负责该项工作的主管人员以及该主管人员认为必须知晓，秘密级只限相关人员知晓。

第十条备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须院长批准，机密级资料需经画院分管领导批准，秘密级资料须经所属部门或画院的负责人批准，交由办公室复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回办公室销毁。

第十一条 保密工作的基本要求：

(一)不该说的话不说;

(二)不该问的事不问：

(三)不该看的文件不看：

(四)不该记录的秘密不记：

(五)不携带保密材料外出：

(六)不随便谈论保密事项：

(七)不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。

第十二条 如发生或发现泄密情况，应立即报告办公室和所在单位负责人，以便及时采取补救措施。

第四章 奖 惩

第十三条对于模范遵守本条例的单位的个人将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密及时报告、使画院能及时采取措施补救的职工，将视情况予以表扬和奖励。

第十四条对于违反条例，玩忽职守，造成失密、泄密，使画院受损失者，给予经济惩处、解聘、甚至依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助采取措施补救的，可酌情减轻惩处;对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处理。

财务管理制度

 

第一条为加强财务管理，规范财务工作，促进画院经营业务的发展，提高画院经济效益，根据国家相关财务管理法规制度和画院章程有关规定，结合画院实际情况，特制定本制度。

第二条 画院财务部门的职能是：

(一)认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。

(二)建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。

(三)积极为经营管理服务，促进画院取得较好的经济效益。

(四)厉行节约，合理使用资金。

(五)合理分配画院收入，及时完成需要上交的税用。

(六)对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，主动提供有关资料，如实反映情况。

(七)完成画院交给的其他工作。

第三条 画院财务由财务总监、会计、出纳工作人员组成。

第四条 财务工作岗位职责

第五条 财务总监负责组织本画院的下列工作：

(一)编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划，拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金;

(二)进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促本院有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益;

(三)建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析：

(四)承办画院领导交办的其他工作。

第六条 会计的主要工作职责是：

(一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。会计核算人员必须将手工帐与微机帐进行核对，保持手工帐与微机帐一致。

(二)按照经济核算原则，定期检查，分析画院财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，每月5号将总画院收入、支出情况，每月10号将分院收入、支出以书面形式上报院长并提出合理化建议，当好公司参谋。

(三)管理和使用好画院、分院、项目部财务专用章和密码支付器。

(四)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。

(五)完成总经理和分管财务领导交办的其他工作。

第七条 出纳的主要工作职责是：

(一)认真执行现金管理制度。随时做好资金的储备调度，确保主要领导工作急需和画院工作正常运行。

(二)严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金。严禁白条抵库和任意挪用现金，出纳人员必须每日结出现金日记帐的帐面余额，并与库存现金相核对，发现不符要及时查明原因。总经理和分管财务领导对库存现金进行定期或不定期检查，以保证现金的安全和完整。

(三)建立健全现金出纳各种帐目，严格审核现金收付凭证。月底对账后次月3号前将对账单(银行现金余额)上报画院分管领导。

(四) 出纳人员要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准将银行帐户出借给任何单位和个人办理结算或套取现金。在每月末要做好与银行的对帐工作，并编制银行存款余额调节表，对未达帐项进行分析，查找原因，并报财务部门负责人。

(五)配合会计做好各种帐务处理。

(六)完成上级领导和分管财务领导交付的其他工作。

第八条 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。

第九条 会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。

第十条财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。

第十一条 财务工作人员应当会同院长或分管财务领导每月进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。

第十二条财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报院长和分管财务领导，并报送有关部门。会计报表每月由会计编制并在次月8号前上报一次。会计报表须会计签名或盖章。

第十三条 财务工作人员对本院实行会计监督。

财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。

第十四条 财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向分管财务领导书面报告，按领导指示作出处理。

第十五条 对应收帐款，每月末做一次帐龄和清收情况的分析，并报有关领导和分管业务部门，督促业务部门积极催收，避免形成坏帐。

第十六条 财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。

出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管工作。

第十七条 财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。

财务工作人员办理交接手续，由财务负责人、分管财务领导监交。财务负责人办理交接手续，由画院主管领导负责监交。

支票及现金管理

第十八条支票由出纳员购买并保管。支票使用时须先填写日期、金额、用途，再加盖印章，支票使用人在支票使用登记簿上登记号码和相关内容签字备查。

第十九条支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对、院领导审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行帐号。

第二十条加强对银行帐户及其他帐户的保密工作，非因业务需要不准外泄，银行帐户印件实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。严禁在任何空白合同、空白支票上加盖银行帐户印签。

第二十一条 画院可以在下列范围内使用现金：

(一)职员工资、津贴、奖金;(二)个人劳务报酬;(三)出差人员必须携带的差旅费;(四)零星支出;(五) 院长批准的其他开支。

第二十二条 画院实行钱票分离，现金收入由专人开票，出纳收款，月结兑账，做到钱票相符。

第二十三条 日常零星开支所需库存现金限额为2000元，超额部分应存入银行。

第二十四条画院职员借用现金，需填写《借款单》，2000(含2000元)下由分管领导审批，超过必须经院长审批后方可借用。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。

第二十五条差旅费及各种补助单(包括领款单)，填制凭证后由经办人签字，确认时间、天数无误在七天之内并报分管财务领导审核，送总经理签字，交出纳员付款，办理会计核算手续。

第二十六条 发票及报销单经院长批准后，由会计审核，金额数量无误，填制记帐凭证。

第二十七条职工工资由财务人员依据人力资源部提供的工资标准、办公室考勤情况制定职员工资表，交分管财务领导审核，总经理签字后方可发放。

第二十八条 财务汇款(除项目投标保证金、履约保证金外)，由财务会计审核《汇款通知单》，分别由经手人、审核人、总经理签字。

第二十九条 出纳人员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。帐目应当日清月结，帐款相符。

第三十条 凡是本院的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。

第三十一条会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)，由财务部归档保存，归档前应加以装订。

第三十二条 会计报表应分月、季、年报、按时归档，由财务部保管，并分类填制目录。

第三十三条当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由财务会计部门保管一年。期满之后，按《会计档案管理办法》由财务部编造清册，移交院长指定的专人保管。

第三十四条 会计档案不得携带外出，除院长和分管财务领导外，任何人不得查阅、复制、摘录会计档案，违者给予停职处理。

第三十五条 出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪20%：

(一)超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的;

(二)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的;

(三)未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的;

(四)利用帐户替其他单位和个人套取现金的;

(五)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的;

(六)违反本规定条款认定应予惩处的。

第三十六条 出现下列情况之一的，财务人员应予解聘并赔偿损失，严重的移送司法部门处理。

(一)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的;

(二)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的;

(三)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的;

(四)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取画院财物的;

(五)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用画院款项的;

(六)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使画院利益遭受损失的;

(七)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

第三十七条 本制度由画院财务部负责解释。

 

项目财务管理制度

 

纳入基本账户统一管理：商务运营结算收入，由画院统一开票，流转税、所得税等税费统一交纳。

 

(2018年1日1日起执行)